Wie bei der Korrespondenz per Brief sollten Sie auch bei einer E-Mail unbedingt bestimmte Formen einhalten:
E-Mail-Regel Nr. 1: Die Adresse
Verwenden Sie die richtigen Adressfelder. Bei größeren Verteilern immer das BCC-Feld verwenden. Damit werden die anderen Empfänger nicht sichtbar und das Sammeln der Mailadressen wird erschwert.
E-Mail-Regel Nr. 2: Thema im Betreff nennen
Wählen Sie immer eine eindeutige, aussagekräftige Betreffzeile. So kann der Empfänger Wichtiges sofort erkennen. E-Mails ohne Betreff werden häufig nicht geöffnet, als Spam behandelt oder sogar gelöscht.
E-Mail-Regel Nr. 3: Korrekte Anrede und höfliche Grußformel
Schreiben Sie auch bei einem E-Mail eine entsprechende Anrede. Ist Ihnen der Empfänger unbekannt, so verwenden Sie "Sehr geehtre Damen und Herren".
Als Großformel wird für private Mails häufig das "MFG" verwendet. Für geschäftliche Mails schreiben Sie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Freundliche Grüße nach Salzburg".
E-Mail-Regel Nr. 4: Fassen Sie sich kurz
Gehen Sie davon aus, dass der Empfänger Ihrer E-Mail wenig Zeit hat. Fassen Sie sich daher kurz. Schreiben Sie klar und verständlich. Verwenden Sie kurze, ganze Sätze und gliedern Sie den Inhalt mit Absätzen.
Verwenden Sie die Kleinschreibung maximal für private Mails. Die reine Großschreibung gilt als sehr unhöflich.
E-Mail-Regel Nr. 5: Achten Sie auf Lesbarkeit
Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart- und –größe, z. B. Arial 10 oder 11. Und: Gestalten Sie den Hintergrund nicht mit aufwändigen Grafiken. Die "verschlucken" die davorliegende Schrift und blähen die Größe des Mails unnötig auf.
Smileys und andere Icons sollten nur für die private Kommunikation verwendet werden.
E-Mail-Regel Nr. 6: Korrekte Rechtschreibung
Schreib-, Grammatik- und sonstige Fehler fallen in E-Mails genauso auf wie in Briefen. Verwenden Sie das Rechtschreibprogramm. Lassen Sie wichtige E-Mails von jemand anders Korrektur lesen.
E-Mail-Regel Nr. 7: Nennen Sie Kontaktdaten
Verwenden Sie vor allem beim ersten Kontakt eine vollständige Signatur, die alle relevanten Daten enthält, neben Mail-Adresse auch Telefonnummer sowie Ihre Anschrift. So kann der Empfänger sich einfach bei Ihnen zurückmelden.
E-Mail-Regel Nr. 8: Mit Anhängen und Bildern sparsam sein
E-Mails mit Anhängen sind potenzielle Virenträger. Versenden Sie deshalb nur Anhänge, die der Empfänger wirklich benötigt. Nutzen Sie möglichst PDFs. Die sind relativ sicher vor Viren.
Achten Sie auf die Größe der mitgesandten Elemente. Als Obergenze gilt ca. 2,5 MB. Ab 10 MB müssen Sie rechnen, dass das Mail nicht mehr ankommt.
E-Mail-Regel Nr. 9: E-Mails beantworten
E-Mail ist ein schnelles Kommunikationsmedium. Wer eine E-Mail verschickt, erwartet schnell Antwort. Antworten Sie möglichst innerhalb von 24 Stunden.
Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, schreiben Sie den neuen Text über oder unter den Schriftverkehr der ursprünglichen E-Mail. Dadurch wissen beide Teilnehmer immer worum es in der Korrespondenz geht.
E-Mail-Regel Nr. 10: Datenmüll, Viren und Sicherheit
Verschicken Sie keine Kettenbriefe. Fallen Sie nicht auf diverse Hilferufe, Kaufangebote oder Bankmails herein. Sehr wichtige Informationen sollten nicht oder nicht nur mittls Mail verschickt werden. Mails können leicht abgefangen und verändert werden.